Τεχνική Υποστήριξη για την Ανάπτυξη Μητροπολιτικών Δικτύων Οπτικών Ινών
Η έγκαιρη και ορθή εκτέλεση των έργων των μητροπολιτικών ευρυζωνικών δικτύων οπτικών ινών (Metropolitan Area Network - MAN) για τους ΟΤΑ ’ βαθμού της Περιφέρειας Ιονίων Νήσων απαιτεί μια σειρά από συντονισμένες ενέργειες διαχείρισης και παρακολούθησης, τις οποίες καλείται να αναλάβει να υλοποιήσει ο Σύμβουλος Τεχνικής Υποστήριξης. Για την υλοποίηση των ενεργειών αυτών ο Σύμβουλος Τεχνικής Υποστήριξης (ΣΤΥ), δηλ. το Ιόνιο Πανεπιστήμιο και η εξειδικευμένη ομάδα έργου υπό αυτό, θα παρέχει υποστήριξη στην ΕΥΔ του ΕΠΚτΠ και στους κυρίους των έργων της κατηγορίας 1 της πρόσκλησης 93 σε θέματα που απορρέουν από τις υποχρεώσεις του ως Τελικός Δικαιούχος της κατηγορίας 2 της πρόσκλησης 93 του ΕΠ ΚτΠ.
Στο πλαίσιο της διαχείρισης του έργου, ο ΣΤΥ θα παρέχει υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης (υπηρεσίες διαχείρισης και παρακολούθησης) έτσι ώστε να εξασφαλισθεί η αποτελεσματική υλοποίηση των έργων σε όρους χρονικής συνέπειας και ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών και εν γένει αποτελεσμάτων. Το έργο του ΣΤΥ είναι να συμβάλλει στην επίτευξη των παρακάτω στόχων:
- Βελτιστοποίηση της λειτουργίας του συστήματος διαχείρισης του έργων, με παράλληλη αναβάθμιση των μέσων εφαρμογής τους και της επικοινωνίας μεταξύ όλων των εμπλεκόμενων πλευρών.
- Επιτυχή υλοποίηση των έργων, με αποφυγή πιθανών υπερβάσεων χρόνου και κόστους.
- Διασφάλιση της ποιότητας των παραδοτέων προϊόντων κάθε έργου.
- Διασφάλιση της διασύνδεσης και διαλειτουργικότητας των έργων με τις υφιστάμενες υποδομές κάθε ΟΤΑ.
- Συστηματική αναβάθμιση και αποτελεσματική αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού, καθ' όλη τη διάρκεια υλοποίησης των έργων, ώστε να εξασφαλιστεί η ομαλή εισαγωγή και η διαχρονικότητα των αποτελεσμάτων τους.
- Επιτυχή ολοκλήρωση και εξασφάλιση της λειτουργικότητας των έργων.
Ο Σύμβουλος Τεχνικής Υποστήριξης συνεπικουρεί την ΕΥΔ και τους ΟΤΑ που είναι οι κύριοι των έργων με στόχο την πλήρη και διαρκή ενημέρωσή τους αναφορικά με την εξέλιξη της υλοποίησης των έργων και ειδικότερα:
- Στην τήρηση των βασικών χαρακτηριστικών και στόχων κάθε έργου,
- Στην τήρηση του καταρτισθέντος χρονοδιαγράμματος διοικητικών ενεργειών και εργασιών,
- Στην επίσπευση υλοποίησης των εργασιών που παρουσιάζουν χρονική καθυστέρηση,
- Στο συντονισμό των εμπλεκομένων στα έργα φορέων με στόχο τη μεγιστοποίηση των οφελών και την επίσπευση των δράσεων αποτελεσματικής υλοποίησης,
- Στον έγκαιρο εντοπισμό προϋποθέσεων που απαιτούνται για την ομαλή εξέλιξη των έργων,
- Στον έγκαιρο εντοπισμό προβλημάτων (τεχνικών ή μη) που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την υλοποίηση των έργων και στην έγκαιρη υποβολή προτάσεων αντιμετώπισής τους,
- Στον έγκαιρο εντοπισμό επιπτώσεων από μη τήρηση σχεδιαζόμενων ενεργειών ή χρονοδιαγραμμάτων υλοποίησης και στην υποβολή προτάσεων διαχείρισής τους,
- Στη διασφάλιση της τεχνικής αρτιότητας των έργων που θα επιτρέψουν την αποτελεσματική και αποδοτική θέση σε παραγωγική λειτουργία των συστημάτων και υποδομών που θα αναπτυχθούν,
- Στις πιθανές βελτιώσεις και αναθεωρήσεις στο σχεδιασμό υλοποίησης των έργων, με στόχο την επιτυχή ολοκλήρωσή τους και τη μεγιστοποίηση του οφέλους που μπορεί να προκύψει από την παραγωγική λειτουργία τους,
- Στην ολοκληρωμένη, έγκυρη και έγκαιρη ενημέρωση και πληροφόρηση όλων των ενδιαφερομένων μερών.
Ο ΣΤΥ θα υποστηρίξει τις εργασίες διαχείρισης και υλοποίησης του έργου που θα του ανατεθεί, με παροχή του κατάλληλου ανθρώπινου δυναμικού και των απαραίτητων υποδομών, υπό τη μορφή συνολικής υπηρεσίας.
Ο ΣΤΥ συνεπικουρεί την Αναθέτουσα Αρχή και τους κυρίους των έργων στην οργάνωση, διαχείριση και συντονισμό των προκαθορισμένων εργασιών, ενεργειών και δράσεων προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι των έργων όσον αφορά στο χρονικό προγραμματισμό, στις τεχνικές προδιαγραφές, στην ποιότητα, στο κόστος και στα αναμενόμενα οφέλη. Ειδικότερα:
- υποχρεούται να συνεργάζεται συνεχώς και με συνέπεια με τους αρμόδιους υπηρεσιακούς παράγοντες της Αναθέτουσας Αρχής και των κυρίων των Έργων,
- γνωστοποιεί στην Αναθέτουσα Αρχή τις εκτιμήσεις του για την επιτυχή υλοποίηση των έργων υπό μορφή τεκμηριωμένων γραπτών αναφορών,
- λαμβάνει υπόψη του τις οποιεσδήποτε γραπτές βασικές κατευθυντήριες τοποθετήσεις της Αναθέτουσας Αρχής και των κυρίων των Έργων και τις εντάσσει στην υλοποίηση του έργου,
- υποβάλλει στην Αναθέτουσα Αρχή τον προγραμματισμό των εργασιών που πρέπει να γίνουν στο πλαίσιο υλοποίησης των έργων,
- προετοιμάζει τεκμηριωμένες προτάσεις σχετικά με πιθανές αλλαγές των χρονοδιαγραμμάτων υλοποίησης, τις οποίες θα συζητά με την Αναθέτουσα Αρχή, και οι οποίες σε κάθε περίπτωση θα τυγχάνουν της αποδοχής και έγκρισης του αρμοδίου Σχήματος Διοίκησης,
- υποβάλει στην Αναθέτουσα Αρχή τον απολογισμό των ενεργειών της προηγούμενης περιόδου, όπως και τον προγραμματισμό των δικών του εργασιών για την επόμενη περίοδο αναφοράς,
- υποβάλει στην Αναθέτουσα Αρχή τον απολογισμό των ενεργειών του εξαμήνου συγκεντρωτικά, όπως και τον προγραμματισμό των δικών του εργασιών για το επόμενο εξάμηνο,
- απευθύνεται έγκαιρα στην Αναθέτουσα Αρχή προκειμένου η τελευταία να εξασφαλίσει κατάλληλα στελέχη που θεωρούνται απαραίτητα για την επιτυχή υλοποίηση των υποέργων και του έργου στο σύνολό του,
- παρίσταται, εφόσον κληθεί από την Αναθέτουσα Αρχή, σε συνεδριάσεις υψηλού επιπέδου (π.χ. της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου, της Επιτροπής Παρακολούθησης της Προγραμματικής Συμφωνίας, άλλο Σχήμα Διοίκησης Έργου το οποίο ακολουθείται στα πλαίσια των έργων, κλπ) που αφορούν τα έργα, παρουσιάζοντας τα απαραίτητα στοιχεία για την ουσιαστική λήψη αποφάσεων,
- θα αναπτύξει πλάνο ευαισθητοποίησης και ενημέρωσης των "χρηστών" και άλλων παραγόντων που επηρεάζουν την υλοποίηση του έργου στο σύνολό του,
- πρέπει να αναπτύσσει πνεύμα συνεργασίας με τους κυρίους των έργων και να καθιερώσει, σε συνεργασία με την Αναθέτουσα Αρχή διαδικασία ενημέρωσης τους σχετικά με την πρόοδο και τα προβλήματα των έργων τους, ώστε να εξασφαλισθεί ότι αυτοί θα λάβουν έγκαιρα την κατάλληλη γνώση και θα είναι σε θέση να αξιοποιήσουν τα μητροπολιτικά δίκτυα αμέσως με την οριστική παραλαβή τους,
- πρέπει να εντοπίζει και να εισηγείται τα θέματα για τα οποία πρέπει να ληφθούν αποφάσεις,
- υποστηρίζει τους κυρίους των έργων σε πάσης φύσεως τεχνικά θέματα και θα παρέχει υπηρεσίες υποστήριξης αναφορικά με την αξιολόγηση των παραδοτέων των αναδόχων, βάσει των επιμέρους απαιτήσεων τους και των αντίστοιχων χρονοδιαγραμμάτων υλοποίησης, εφόσον και όποτε του ζητείται από την Αναθέτουσα Αρχή,
- παρακολουθεί ή οργανώνει, σε συνεννόηση με την Αναθέτουσα Αρχή, συναντήσεις με τους κυρίους των έργων (δηλ. τους ΟΤΑ), ώστε να εξασφαλίζεται η ικανοποίησή τους σχετικά με την ποιότητα, την εγκυρότητα, την πληρότητα, τη λειτουργικότητα, την χρονική συνέπεια των ενεργειών και την αμεσότητα των παραδοτέων
- οφείλει να επικοινωνεί με όλους τους άλλους εμπλεκόμενους φορείς για το συντονισμό των απαραίτητων ενεργειών με στόχο τη βέλτιστη υλοποίηση των έργων, κατόπιν συνεννόησης με την Αναθέτουσα Αρχή.
Αντικείμενο του έργου του ΣΤΥ είναι, επίσης 1) η σύνταξη Μελέτης Εφαρμογής και Διόδευσης του Μητροπολιτικού Δικτύου Οπτικών Ινών καθώς και των Τευχών Δημοπράτησης όλων των χρηματοδοτούμενων ΟΤΑ Α' της Περιφέρειας, 2) Παρακολούθηση, Επίβλεψη και Έλεγχος εκτέλεσης των Μητροπολιτικών Ευρυζωνικών Δικτύων των χρηματοδοτούμενων ΟΤΑ Α' της Περιφέρειας.
Επιπρόσθετα ο Σύμβουλος πέρα από τις συμβατικές του υποχρεώσεις όπως απορρέουν μέσα από την πρόσκληση θα αναλάβει την εκπόνηση μελέτης για τα τέλη που συνολικά καταβάλλονται από τους ΟΤΑ Α' της Περιφέρειας για τηλεπικοινωνιακές υπηρεσίες, μελέτη η οποία θα οδηγήσει στη διαμόρφωση προτάσεων προς την ΕΥΔ ΕΠΚτΠ, για ενιαία, αποδοτική και αποτελεσματική διαχείριση των δαπανών αυτών στο πλαίσιο της συνάθροισης της σχετικής ζήτησης (aggregation of demand).
